Neben der Betreffzeile ist die Versandzeit ein maßgebliches Kriterium im E-Mail Marketing für eine hohe Öffnungstrate und damit für mehr Verkäufe. Sie ist entscheidend, ob dein Newsletter deine Abonnenten zum richtigen Zeitpunkt erreicht. Dafür werfen wir einen Blick auf 5 Methoden, wie du den für dich richtigen Versandzeitpunkt findest.
#1 Wer ist dein Empfänger?
Überlege dir zunächst, wer ist dein Empfänger? Versuche dich so gut wie möglich in ihn hineinzuversetzen. Wie sieht sein üblicher Tagesablauf aus? Arbeitet er oder ist er zu Hause? Hat dein Empfänger Kinder? Wann ist er im Internet aktiv? Finde so viel über deinen Empfänger heraus wie möglich, damit du ein besseres Bild davon hast, wann er für deine Nachrichten empfänglich ist.
Ein guter Anhaltspunkt bietet die Frage, ob dein Newsletter im B2B oder im B2C-Bereich anzusiedeln ist.
Im B2B gilt es Bürozeiten zu beachten und das Wochenende zu vermeiden, da zu dem Zeitpunkt selten arbeitsbedingte E-Mails oder Newsletter gelesen werden. Auch der Montagvormittag und Freitagabend sind eher schlechte Versandzeiten im B2B, da entweder die Woche gerade erst startet oder bereits beendet wurde.
Im B2C bist du etwas freier. Da passen besonders gut die Mittagspausen-Zeiten, der Abend nach der Arbeit und natürlich das Wochenende. Grundsätzlich haben Empfänger im B2C-Bereich abends mehr Ruhe, um sich die Angebote aus dem Newsletter in Ruhe anzuschauen.
#2 Nutze Google Analytics
Dieser Tipp ist so offensichtlich, dass er von den meisten völlig vergessen wird. Nutze die Daten deiner Webseite. Wann wird deine Webseite normalerweise gut besucht? An welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten ist mehr los? Die Antwort auf diese Frage beantwortet dir Google Analytics. Nutze diese Information für deinen E-Mail-Versand. Die Wahrscheinlichkeit, dass du mit dieser Versandzeit deine Empfänger genau zur richtigen Zeit erreichst, ist sehr groß. Gleichzeitig kannst du dieses Wissen nutzen und antizyklisch deine Newsletter versenden, um mehr Traffic auf deine Seite zu bringen, wenn diese weniger besucht ist.
#3 Informiere dich in Studien
Die großen E-Mail Marketing Software Anbieter wie Sendinblue, Inxmail oder Episerver bringen jedes Jahr Studien zu wichtigen Themen wie Versandzeit, Öffnungs- und Klickraten heraus. Für die Studien untersuchen sie Millionen von Newsletter, die über ihre eigene Software verschickt werden. In Benchmarks werden die Erkenntnisse zum kostenlosen Download zur Verfügung gestellt. Das kommt uns allen zu Gute. Auf diese Weise kannst du schnell herausfinden, welcher Versandzeitpunkt für deine Branche optimal ist. Versuche hierbei auch verschiedene Kennzahlen, die du in den Studien findest, miteinander zu vergleichen.
#4 Teste verschiedene Versandzeiten
Langes Grübeln bringt dich nicht voran. Wenn du ganz am Anfang stehst, verschicke deine Newsletter testweise zu unterschiedlichen Zeiten. Finde damit heraus, welche Tage und Zeiten individuell für dich die besten Ergebnisse bringen. Wenn du bereits Newsletter versendet hast, verlass dich auf deine eigenen Daten aus der Vergangenheit. Der Benchmark zeigt, dass Freitagabend ein schlechter Versandzeitpunkt für deine Branche ist? Du selbst hast aber überdurchschnittliche Öffnungs- und Klickraten in deinen vergangenen Newslettern festgestellt? Dann verlasse dich auf deine eigenen Zahlen. Jeder Verteiler verhält sich anders. Die Tipps von den Experten geben eine Richtung vor, aber am Ende musst du deinen E-Mail-Verteiler selbst kennenlernen. Nicht alles, was die Experten sagen, wird auch auf deinen Verteiler zutreffen.
#5 Frage nach den Präferenzen des Empfängers
Immer häufiger sieht man Anmeldeformulare, bei denen man als Empfänger die Versandfrequenz bestimmen kann, z.B. monatlich oder wöchentlich. Es wäre doch auch möglich, dass du entweder im Anmeldeformular selbst oder nach der Anmeldung zu deinem Newsletter in der Willkommens-E-Mail nach der Präferenz des Empfängers fragst, zu welcher Tageszeit er gerne deine Newsletter erhalten möchte. Du könntest dabei drei Versandzeiten zur Auswahl vorgeben: morgens, mittags und abends. Mithilfe von E-Mail Automation ist es ganz einfach, die Empfänger mit unterschiedlichen Präferenzen zur Versandzeit in verschiedenen Segmenten zu speichern. Beim künftigen Newsletter-Versand musst du dann nur noch darauf achten, das richtige Segment auszuwählen.
So finden Profis die richtige Versandzeit
Mit welchem Geheimtrick finden die Profis immer den richtigen Versandzeitpunkt für Ihre Newsletter? Der Trick ist einfach: Profis finden den richtigen Versandzeitpunkt mithilfe künstlicher Intelligenz.
Das Ganze nennt sich Versandzeitoptimierung und ist eine Funktion, die ein gutes E-Mail Marketing Tool mitbringen sollte. Der Versand wird also von einer KI gesteuert. Die Funktionsweise variiert ein wenig von Tool zu Tool.
Im Allgemeinen wird von der künstlichen Intelligenz auf Basis von Altdaten für jeden Empfänger der individuell beste Versandzeitpunkt in einem Zeitfenster von 24 Stunden gewählt. Es wird also geschaut, zu welchem Zeitpunkt hat der Empfänger in der Vergangenheit die Newsletter geöffnet und wann nicht. Im Anschluss wird ermittelt, welche Uhrzeit für diesen Empfänger passend ist.
Diese Funktion kann übrigens nicht nur von Profis angewendet werden, sondern ist bei Anbietern wie Sendinblue oder auch Mailchimp für jedermann zugänglich.
